在辛亥主题互动活动筹备方面，团队在全国153家影院内设置了辛亥历史知识展区，展区面积均不低于50平方米，展示辛亥历史事件 timeline、革命先辈事迹、历史文物复制品等内容，每个展区配备2名专业讲解员；设置了主题拍照区，提供辛亥时期的服装、道具供观众拍照留念；开展“辛亥历史知识问答”活动，观众通过扫码参与答题，答对一定数量题目可获得影展专属纪念品（如纪念徽章、主题明信片、观影优惠券等）；开展“我心中的辛亥精神”主题征文活动，面向全国观众征集征文，优秀作品将在影院内展示并给予奖励（如现金奖励、《百年辛亥》首映礼门票等）。
宣传推广组负责影展的宣传推广工作，制定了“线上线下联动、多渠道全覆盖”的宣传策略，联合TVB市场部（按照阮梅的吩咐，TVB市场部组建了35人的专项宣传小组，负责影展的宣传执行工作，阮梅仅通过邮件明确宣传核心方向与目标，未亲自参与任何宣传活动）、集团其他业务板块的宣传渠道，开展全方位的宣传推广。
线上宣传方面，通过飞天影院官网、官方APP、社交媒体账号（微博、Facebook、Twitter）发布影展信息，包括影展主题、展映影片、活动安排、专家阵容等；制作了10支影展宣传短片（时长30秒-60秒），在各大视频平台（优酷、土豆、爱奇艺）、TVB翡翠台、明珠台同步播放，其中TVB平台每天播放8次，累计播放时长120分钟；开展线上话题营销，在微博发起#辛亥回响光影致敬#话题，邀请影视明星、历史专家参与话题互动，带动话题传播，话题阅读量突破8亿次；通过会员系统向856万会员推送影展专属活动通知与购票优惠券，提升会员参与度。
线下宣传方面，在全国153家影院的门头、大堂设置影展主题海报与展架，共计投放海报5000张、展架1000个；在全国42个城市的核心商圈、地铁、公交、户外大屏投放影展宣传广告，覆盖2000个核心点位，其中沪城、京城、鹏城等一线城市的户外广告投放量占比达40%；组织153家影院开展线下路演活动，安排工作人员在商圈、学校、社区发放影展宣传手册，共计发放手册50万份；邀请了30家国内外主流媒体参加影展新闻发布会，发布影展相关报道80篇，提前预热影展氛围。
后勤保障组负责影展期间的后勤保障工作，团队由50人组成，分为物资保障组、人员保障组、应急处置组3个小组。
物资保障组负责影展相关物资的采购、运输与分发工作，采购影展专属纪念品（纪念徽章、主题明信片、观影优惠券等）共计100万份，采购历史知识展区的展品、主题拍照区的服装道具等物资共计5000件，所有物资均提前1周分发至全国153家影院；与全国20家核心影院周边的30家餐饮机构、15家酒店签订合作协议，为参与分享会的专家、嘉宾提供餐饮与住宿服务。
人员保障组负责影展期间的人员调配与培训工作，为全国153家影院新增临时工作人员800人（负责展区讲解、活动执行、秩序维护等工作），并组织开展了为期3天的集中培训，培训内容包括影展主题、活动流程、历史知识、服务规范等；安排专人对接专家分享团的行程，为专家提供往返交通、住宿、翻译（海外专家）等全方位服务。
应急处置组制定了详细的应急预案，针对影展期间可能出现的观影人群拥堵、设备故障、人员突发健康问题等突发情况，明确了应急处置流程、责任人员与应急物资；为全国153家影院配备了应急医疗箱500个、应急照明设备200台，组建了200人的应急处置小组，24小时待命；与当地医疗、消防、电力等部门建立联动机制，确保突发情况能够得到快速、高效处置。
随着飞天影院全国布局突破150家的筹备工作与辛亥主题影展的筹备工作全面完成，集团决定举办“飞天影院全国布局突破150家暨辛亥主题影展启幕仪式”，仪式选址在沪城南京路商圈飞天影院（第153家影院），由飞天影院运营总部统筹，各专项小组具体执行，投入仪式筹备资金5000万港元，历时1个月完成全部筹备工作。
仪式场地布置组负责场地的布置工作，场地总面积达5000平方米，可容纳1200人参加活动。
场地布置以“荣耀绽放·光影致敬”为核心主题，融合了飞天影院品牌元素与辛亥历史元素。
仪式主舞台设置在影院大堂中央，舞台长30米、宽12米、高1.5米，舞台背景板为25米×8米的高清LED拼接屏，循环播放飞天影院全国布局历程纪录片、辛亥主题影展宣传片、《百年辛亥》先导片段等内容；舞台两侧设置4块10米×5米的辅助显示屏，同步展示嘉宾阵容、仪式流程、影院核心数据等信息；舞台前方铺设40米长的绿色地毯，契合香江股市绿色上涨的设定，象征飞天影院的蓬勃发展与美好前景。
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