迎新工作结束的第二天清晨,我刚把宿舍的书桌整理好,就收到了体育部部长李阳发来的群通知:“全体成员九点到体育馆会议室开招新筹备会,今年招新需提前至军训前完成,具体原因会上说明。”
我抱着刚打印好的迎新总结表往体育馆走,路上碰到不少抱着书本的新生 —— 他们正趁着 9 月 1 日到 5 日这 5 天的 “校园熟悉期”,在教学楼和图书馆之间穿梭,有的还拿着校园地图,对着建筑标识小声讨论。往年这个时候,招新都是在军训结束后才启动,今年突然提前,我心里满是疑惑。走进会议室时,其他副部长已经到了,李阳正对着白板上的时间轴皱眉,见人到齐,他敲了敲黑板:“今年学校调整了学期安排,新生 9 月 7 日就要开始军训,一直到 21 日结束,军训后只上一周多的课,29 日、30 日就要办新生运动会,10 月 1 日就放国庆假。要是按往年那样军训后招新,新干事刚熟悉工作就要接手运动会,满打满算只有 5 天准备时间,根本来不及,所以校团委要求所有校级组织和社团,必须在 9 月 5 日校园熟悉期结束前完成招新,让新成员提前熟悉流程。”
白板上的红色笔迹清晰标注着关键节点:9.1-9.5 新生熟悉校园,9.7-9.21 军训,9.22-9.28 上课,9.29-9.30 运动会,10.1 起国庆假期。这么一捋,我瞬间明白 —— 要是等军训结束再招新,留给新干事培训和运动会筹备的时间只有短短一周,还得扣掉上课时间,确实太仓促。
“时间紧任务重,咱们得把分工明确好。” 李阳把招新计划表推到桌子中间,“张凡,你负责协调各院系新生的晚自习时间,再做一份宣讲 PPT,重点突出体育部的活动亮点,让新生知道加入后能参与运动会筹备这些实务;其他副部长按院系分组,负责进班宣讲和报名表收集,争取 3 天内覆盖所有新生班级,9 月 5 日必须完成招新收尾。”
我刚接过计划表,手机就震了一下,是波哥发来的微信:“忙完体育部的会没?有空的话晚上一起吃个饭,跟你说说咱们‘绿色旅途’公益社招新的事,今年小杨接手,第一次负责有点慌,你要是有时间,偶尔给点建议就行。” 我想起上学期换届后,自己就不再负责社团工作,只偶尔和波哥、刘雪聊起社团动态,便回复:“今晚可能有点忙,得赶 PPT 初稿,社团招新有具体问题,让小杨直接微信问我,我看到会回。” 波哥很快回复:“行,你先忙体育部的事,别太累。”
跟李阳确认了后续工作节点,我抱着招新计划表回到体育馆办公区,开始统计各院系的晚自习时间。艺术院和体育院的干事很快发来消息,说 9 月 4 日晚上有新生班会,想把宣讲安排在 2 日或 3 日;经管院则回复,3 日、4 日晚上都有空,可配合体育部时间。我把这些信息一一记录在表格里,尽量避开新生的班会和院系活动,确保宣讲时能有足够多的新生在场。
下午一点,我打开电脑开始做招新 PPT。首页用了去年新生运动会的全景图,背景是红色的跑道和欢呼的人群,标题写着 “校学生会体育部招新:与你一起助力 29 日新生运动会”;第二页介绍体育部的职能,用图标标注出 “活动策划”“场地协调”“物资准备”“现场执行” 四个板块,每个板块下面都配了对应的工作照片 —— 有我们去年熬夜画场地示意图的场景,有搬运动器材的合影,还有运动会当天维持秩序的照片;第三页重点讲 “加入福利”,除了综测加分,还特意加了 “优先参与大型活动组织,积累实务经验”“认识各院系同学,拓展人脉” 两项,这些都是新生比较关心的点。
刚把 PPT 框架搭好,李阳就走了过来,手里拿着一份去年的招新报名表:“今年的报名表可以加个‘意向岗位’栏,让新生提前勾选,后续分工更方便。还有,宣讲时可以带几份去年的运动会秩序册,新生一看就知道咱们的工作内容有多具体。” 我赶紧在报名表模板里加了 “意向岗位” 选项,又从档案柜里找出去年的秩序册,整齐地放在文件袋里,准备明天宣讲时带上。
下午三点,理工院的干事发来微信,说有几个新生提前咨询招新,问 “没有体育特长能不能加入”“运动会筹备会不会占用太多学习时间”。我把这些问题整理成文档,在 PPT 里加了 “常见问题解答” 页,一一对应回复,还特意注明 “体育部需要多种技能人才,无论是否有体育特长,只要有责任心就能加入”“活动均安排在课余时间,不会影响正常学习”。
傍晚六点,PPT 初稿基本完成。我把文件发给李阳和其他副部长,让他们帮忙提修改意见,自己则拿着统计好的晚自习时间表,逐一和各院系干事确认宣讲时间 —— 最终确定 2 日晚上宣讲经管院和文学院,3 日晚上宣讲理工院和外语院,4 日晚上宣讲艺术院和体育院,5 日留一天整理报名表和统计人数。
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